La pandemia del COVID-19, la cuarentena que nos vimos obligados a llevar, las medidas sanitarias que han sido establecidas por los organismos competentes, así como sus efectos en las actividades económicas y productivas; además de presentarnos retos en cuanto a la supervivencia de nuestras empresas y el mantenimiento de los puestos de trabajo de nuestros colaboradores; a los que trabajamos con Sistemas de Gestión basados en Normas ISO (9001 / 14001 / 22000 / 45001, por citar las más implementadas) nos obliga a preguntarnos: ante esta situación ¿Cómo mantenemos la conformidad de nuestro Sistema de Gestión?
A lo largo de estas semanas, clientes y seguidores en las redes sociales nos han planteado la misma pregunta, y si bien, hemos asesorado a cada uno de ellos con algunos aspectos a tener en cuenta para “mantener la conformidad” de sus Sistemas de Gestión, decidimos hacer público y compartir con todos aquellos que tienen a su cargo la difícil tarea de mantener y mejorar los Sistemas de Gestión implementados en sus respectivas empresas, algunos tips que esperamos sean de utilidad y les permitan no sólo sortear el momento, sino además, robustecer sus Sistemas de Gestión.
Pregunta errada. Lo primero que demos considerar es que la pregunta ¿Cómo mantenemos la conformidad de nuestro Sistema de Gestión? no es la correcta. La pregunta que deberíamos hacernos es ¿Cómo nuestro Sistema de Gestión puede ayudarnos a sortear la situación actual?
Cuando cambiamos la pregunta, cambia nuestra percepción y lo vemos más claro… No hay que olvidar que los Sistemas de Gestión, ya sean de Calidad (ISO 9001), Ambiental (ISO 14001), Inocuidad de los Alimentos (ISO 22000), o de la Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001), son parte del sistema de gestión empresarial, y a través del cumplimiento de sus requisitos, nos permiten abordar de manera sistemática los riesgos y oportunidades que puedan generase en el contexto de la organización (en este caso en particular, externo).
Y es que al final no se trata únicamente de “mantener la conformidad” del Sistema de Gestión a los efectos de una auditoría, sino más bien de instalar una cultura dentro de la organización y de utilizar los Sistemas de Gestión como una herramienta para lograrlo.
Pues bien ¿Cómo nuestro Sistema de Gestión puede ayudarnos a sortear la situación actual? Aquí les dejo 4 tips:
1. Análisis del contexto. Definitivamente, la pandemia del COVID-19 debe considerarse como factor externo durante el análisis de la organización y su contexto, si no lo han hecho, lo recomendable es realizar un nuevo análisis considerando que las reglas del juego han cambiado para todos a partir de la aparición del COVID-19. Para la mayoría de las empresas resultarán en una amenaza, mientras que para otras podrían representar una oportunidad (por sobre todo aquellas ligadas a rubros e insumos estratégicos a los efectos sanitarios). Por su practicidad, recomendamos el uso de la herramienta FODA o DAFO para el análisis, reconsiderando además los factores internos que podrían haber cambiado a partir del nuevo contexto externo (algunas fortalezas podrían hoy ser una debilidad y viceversa).
2. Requisitos legales. Tanto el Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social (MSPBS) como el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) han emitido Resoluciones relativas a procedimientos sanitarios relacionados con la pandemia y su mitigación que, al ser de cumplimiento obligatorio para todas las empresas sin excepción, deben ser consideradas como aplicables al Sistema de Gestión. De igual modo, dichas Instituciones se convierten en Partes Interesadas. Y ya que mencionamos a las Partes Interesadas, sería recomendable revisar si existe o no algún cambio en cuanto a los requisitos de los ya identificados como consecuencia del actual escenario económico.
3. Riesgos en los procesos. No debemos olvidar que la pandemia del COVID-19 no sólo afecta a la organización a nivel estratégico y que los procesos pueden verse afectados por las dificultades para operar con normalidad (o al menos como lo venía haciendo), por el trabajo en casa, las medidas sanitarias, la dificultad en la obtención de materia prima y/o insumos, cortes en la cadena de pagos, dificultad para acceder a nuevos créditos o refinanciación, etc., por lo que necesariamente se deberá realizar una nueva identificación, valoración y gestión de riesgos a este nivel.
4. Planificación de los cambios. Finalmente, todas las acciones que impliquen cambios en el Sistema de Gestión, deben planificarse y quedar registradas. Es decir, si existe la necesidad de modificar los procedimientos e instructivos, indicadores de procesos u objetivos, y/o hasta el Manual (en caso que cuenten con uno), dichos cambios deben ser planificados, considerando por sobre todo las consecuencias potenciales del cambio, así como la integridad del Sistema de Gestión, sin olvidar los recursos necesarios, ni la definición de responsabilidades para llevar adelante dicho cambio.
Por Luis Cárdenas, Socio Principal en Q Consulting
